Vertrieb · Lead-Erfassung und Formulare
Lead-Erfassung und Formulare.Die Tools im Vergleich.
Für die Lead-Erfassung im Planungsbüro konkurrieren spezialisierte Formulardienste wie Typeform und Jotform, in das CRM integrierte Formulare wie HubSpot Forms sowie Bordmittel wie Microsoft Forms. Der wichtigste Unterschied liegt weniger in der Optik als im Speicherort: Manche Dienste bieten eine EU-Datenspeicherung, andere nicht. Für Büros mit eigenem Server sind zusätzlich selbst gehostete Formulare eine Option. Wählen Sie nach Datenschutz, Anschluss ans CRM und der Art der Anfragen.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Überblick
Warum Formulare mehr sind als ein Kontaktkästchen.
Formulare sind der erste Kontaktpunkt für Anfragen von Auftraggebern, Nachunternehmern und Bewerbern. Für Planungsbüros zählt weniger die Optik als die Frage, wo die Daten liegen und wie die Anfrage in Ihr System kommt. Ein Kontaktformular, das eine Bauherrenanfrage oder eine Projektunterlage aufnimmt, verarbeitet personenbezogene Daten. Damit gelten die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und die Regeln zur Übermittlung in Drittländer nach Art. 44 ff. DSGVO.
Am Markt stehen drei Gruppen nebeneinander: spezialisierte Formulardienste, Formulare direkt im CRM und Bordmittel aus der vorhandenen Büroumgebung. Dazu kommen selbst gehostete Formulare für Büros, die Daten auf dem eigenen Server halten wollen. Die folgende Tabelle ordnet die verbreiteten Optionen nach Zielgruppe, Kernfunktionen, Schnittstellen und Hosting.
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02 Vergleichstabelle
Formulardienste und CRM-Formulare im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen/Formate | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Typeform | Typeform S.L. (Spanien) | Marketing, kurze Kontaktstrecken | Eine Frage pro Schritt, Logiksprünge, gestaltete Formulare, Datei-Upload als Fragetyp | Integrationen (u. a. HubSpot, Slack), Webhooks, API | Cloud (AWS); keine dokumentierte EU-Datenresidenz, Übermittlung per Standardvertragsklauseln | Kurzes, gestaltetes Kontaktformular mit hoher Abschlussquote |
| Jotform | Jotform Inc. (USA) | Breit, viele Vorlagen | Formularbaukasten, PDF-Formulare, Bedingungen, Bezahlfelder, Datei-Uploads | Viele Integrationen, Webhooks, API | Cloud (AWS); für EU-Konten Speicherung in Frankfurt wählbar, DPA verfügbar | Umfangreiche Projektanfragen mit Anhängen und EU-Speicherung |
| HubSpot Forms | HubSpot Inc. (USA) | Nutzer des HubSpot CRM | Formulare, Pop-ups, direkter Kontakt-Sync ins CRM | HubSpot CRM nativ, API | Cloud; EU-Rechenzentrum Frankfurt für neue Kunden seit Juli 2021 | Lead ohne Zwischenschritt direkt im CRM |
| Microsoft Forms | Microsoft (USA) | Büros mit Microsoft 365 | Einfache Formulare und Umfragen, in M365 eingebettet | Excel, SharePoint, Power Automate | Microsoft-365-Cloud, EU-Datengrenze | Interne oder einfache Abfragen mit vorhandener Lizenz |
| CRM-eigene Formulare | je nach CRM | Bestehende CRM-Nutzer | Webformular schreibt direkt in den Datensatz, keine Doppelerfassung | CRM nativ, API | wie das jeweilige CRM | Anfragen sauber und ohne Übertragung im CRM |
| Selbst gehostet (z. B. LimeSurvey, Nextcloud Forms) | LimeSurvey GmbH / Nextcloud GmbH (Deutschland) | Büros mit eigenem Server | Formulare, Umfragen, teils Bedingungen; Betrieb im Haus | Export, Webhooks je nach Produkt | Lokal auf eigenem Server möglich | Volle Datenhoheit ohne externen Dienst |
03 Cloud oder eigener Server
Läuft das Formular in der Cloud oder bei Ihnen im Haus?
Die meisten Formulardienste laufen ausschließlich in der Cloud. Für ein Büro mit Terminalserver und Exchange bedeutet das: Die Anfrage entsteht außerhalb Ihrer Umgebung und muss über eine Schnittstelle zurück ins CRM oder Postfach. Prüfen Sie vor der Einführung, ob der Anbieter eine EU-Datenspeicherung anbietet und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt.
Wollen Sie Daten auf dem eigenen Server halten, kommen selbst gehostete Formulare infrage. LimeSurvey und Nextcloud Forms lassen sich lokal betreiben. Der Preis dafür ist eigener Betrieb: Updates, Backup und Erreichbarkeit liegen dann bei Ihnen. Für viele kleine Büros ist ein Dienst mit EU-Speicherung der pragmatische Mittelweg, für datenschutzsensible Büros mit eigener Infrastruktur die Selbsthaltung.
04 Auswahl
In vier Schritten zum passenden Formular.
Anfragetyp klären
Legen Sie fest, ob es um kurze Kontaktaufnahmen, umfangreiche Projektanfragen mit Anhängen oder Bewerbungen geht. Danach richtet sich der Funktionsumfang.
Datenschutz prüfen
Klären Sie Speicherort, EU-Datenspeicherung und Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor Sie ein Tool freigeben.
Anschluss ans CRM festlegen
Entscheiden Sie, ob das Formular direkt ins CRM schreibt oder über Webhook, Zapier oder Make angebunden wird.
Klein testen
Starten Sie mit einem Formular, messen Sie Abschlussquote und Datenqualität, bevor Sie es überall ausrollen.
05 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Welche Formularsoftware speichert Daten in Deutschland oder der EU?
Jotform speichert für EU-Konten in Frankfurt, HubSpot bietet für neue Kunden seit Juli 2021 ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt, Microsoft Forms unterliegt der EU-Datengrenze von Microsoft 365. Typeform dokumentiert keine reine EU-Datenresidenz und stützt Übermittlungen auf Standardvertragsklauseln. Selbst gehostete Formulare bleiben auf Ihrem Server.
Brauche ich ein eigenes Formulartool, wenn mein CRM schon Formulare hat?
Nicht zwingend. Reichen einfache Kontaktformulare, genügen die CRM-eigenen Formulare und die Anfrage landet ohne Zwischenschritt im Datensatz. Für mehr Gestaltung, Logiksprünge, Datei-Uploads oder PDF-Ausgabe kann ein spezialisierter Dienst wie Typeform oder Jotform sinnvoll sein.
Wie kommen die Formulardaten in mein System?
Über eine native Integration, über Webhooks, über Automatisierungsdienste wie Zapier oder Make oder über die API des Anbieters. Prüfen Sie vorab, welchen Weg Ihr CRM oder Postfach unterstützt, damit keine Anfrage per Hand übertragen werden muss.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
06 Weiter
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