Vertrieb · CRM-Systeme

CRM in der Cloud oder auf dem eigenen Server.Eine Auswahlhilfe für Planungsbüros.

Fast alle verbreiteten CRM-Systeme laufen heute als Cloud-Dienst (SaaS). Ein CRM, das vollständig auf dem eigenen Server im Büro läuft, ist die Ausnahme. Unter den bekannten Produkten bietet nur Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement weiterhin eine On-Premises-Variante an. Wenn Ihnen der Datenstandort wichtig ist, wählen Sie ein Cloud-System mit Hosting in der EU oder in Deutschland und einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Wichtig für gewachsene Umgebungen: Prüfen Sie vorab die Anbindung an Ihr vorhandenes Outlook, Exchange und den Fileserver.

Kurz beantwortet · Stand September 2026

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Schematische Darstellung eines lokalen Büroservers neben einem Cloud-Symbol mit Verbindungslinien — Die meisten CRM-Systeme laufen in der Cloud, die Anbindung an die lokale Büroumgebung entscheidet über den Aufwand.

01 Ausgangslage

Warum die Frage Cloud oder lokal für Planungsbüros zählt.

Viele Architektur- und Ingenieurbüros arbeiten mit einer gewachsenen lokalen IT: Terminalserver, Lizenzserver, ein Fileserver für Projektdaten und Exchange für die Mail. In dieser Umgebung fällt ein Cloud-CRM zunächst aus dem Rahmen, weil die Kundendaten dann außerhalb des Hauses liegen. Das ist zulässig, wenn der Anbieter in der EU hostet und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt.

Ein vollständig selbst gehostetes CRM auf dem eigenen Server verlangt eigene Pflege: Updates, Backups, Ausfallsicherheit und die Anbindung an Mail und Kalender. Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) setzt dafür SQL Server, einen Exchange- oder POP3-fähigen Mailserver und für die Dokumentenablage SharePoint Server voraus. Quelloffene Systeme wie SuiteCRM oder vtiger lassen sich ebenfalls selbst betreiben, sind aber nicht Teil der hier verglichenen Produkte.

Für die meisten kleinen und mittleren Büros ist die praktische Frage nicht, ob das System im eigenen Serverraum steht, sondern ob die Kundendaten in der EU liegen und ob sich das CRM sauber an Outlook und den Fileserver anbinden lässt.

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02 Vergleich

Verbreitete CRM-Systeme nach Hosting und Anbindung.

Produkt	Hersteller	Hosting	Datenstandort	Anbindung an lokale Umgebung	Typischer Einsatzfall
HubSpot	HubSpot, Inc.	Cloud (SaaS)	EU/Frankfurt für neue EU-Kunden	Outlook- und Microsoft-365-Add-in, offene API	Akquise und Marketing, wenig eigene IT
Salesforce	Salesforce, Inc.	Cloud (SaaS)	EU-Region über Hyperforce	Outlook-Integration, API, AppExchange	Größere Büros mit individuellen Prozessen
Pipedrive	Pipedrive OÜ	Cloud (SaaS)	Rechenzentren in der EU	Outlook- und Gmail-Sync, API	Schlanke Angebots- und Nachfassverfolgung
Microsoft Dynamics 365	Microsoft	Cloud oder On-Premises	Cloud-EU-Region oder eigener Server	Tiefe Microsoft-365-Integration, eigener SQL und Exchange möglich	Büros mit eigener Microsoft-Serverlandschaft
Zoho CRM	Zoho Corporation	Cloud (SaaS)	EU-Rechenzentrum wählbar	Outlook, IMAP, API	Günstiger Einstieg, viele Module
weclapp	weclapp SE	Cloud (SaaS)	Hosting in Deutschland	DATEV-Schnittstelle, API	CRM zusammen mit ERP und Rechnung
CentralStationCRM	42he GmbH	Cloud (SaaS)	Hosting in Deutschland	E-Mail-Anbindung, API	Einfache Kontakt- und Kundenhistorie
HighLevel	HighLevel, Inc.	Cloud (SaaS)	USA	API, Automationen	Marketing-Automation und Kampagnen

03 Auswahl

Fünf Kriterien für die Entscheidung.

Datenstandort: Liegen die Kundendaten in der EU oder in Deutschland? Verlangen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und klären Sie, ob Daten in Drittländer übertragen werden.
Mail und Kalender: Prüfen Sie, ob das System sich an Ihr vorhandenes Outlook oder Exchange anbinden lässt, damit Angebote, Termine und Bieterfragen an einem Ort landen.
Fileserver und Projektablage: Klären Sie, ob Angebote und Vergabeunterlagen im CRM verlinkt oder nur dort abgelegt werden. Eine doppelte Ablage vermeiden Sie durch klare Regeln.
Eigenbetrieb oder Cloud: Wollen Sie Updates, Backups und Ausfallsicherheit selbst tragen, ist eine On-Premises-Variante wie Dynamics 365 möglich. Ohne eigene IT-Kapazität ist ein gepflegtes Cloud-System meist der einfachere Weg.
Umstieg aus der lokalen Umgebung: Planen Sie den Import bestehender Kontakte aus Outlook, Excel oder der alten Datenbank und legen Sie fest, welche Felder übernommen werden.

04 Fragen

Häufige Fragen kurz beantwortet.

Gibt es ein CRM, das komplett auf dem eigenen Server läuft?

Ja, aber die Auswahl ist klein. Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement gibt es als On-Premises-Version, die SQL Server, einen Mailserver und für die Dokumentenablage SharePoint voraussetzt. Daneben lassen sich quelloffene Systeme wie SuiteCRM oder vtiger selbst betreiben. Die meisten anderen Produkte sind reine Cloud-Dienste.

Reicht ein Cloud-CRM für die DSGVO aus?

In der Regel ja, wenn der Anbieter in der EU hostet und Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen. Achten Sie darauf, ob und wohin Daten in Drittländer übertragen werden. Anbieter mit Hosting in Deutschland vereinfachen die Prüfung.

Wie binde ich ein CRM an mein vorhandenes Outlook und Exchange an?

Die meisten Systeme bieten ein Outlook-Add-in oder eine Synchronisation für Mail und Kalender sowie eine offene Schnittstelle (API). Damit landen Kontakte, Termine und Angebote im CRM, ohne dass Sie Ihre Mailumgebung ablösen müssen.

Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.

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