Vertrieb · CRM-Hosting
CRM mit ServerstandortDeutschland im Vergleich.
CRM-Systeme mit Serverstandort Deutschland speichern Ihre Kontakt- und Projektdaten in einem Rechenzentrum in Deutschland oder der EU. Für Planungsbüros zählt dabei dreierlei: ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, der tatsächliche Standort der Server und die Frage, ob das System in der Cloud läuft oder auf dem eigenen Server (On-Premises). Deutsche Anbieter wie CAS genesisWorld, CentralStationCRM und weclapp hosten in Deutschland. Wer volle Datenhoheit will, betreibt ein quelloffenes System wie SuiteCRM oder vtiger auf dem eigenen Server.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Worauf es ankommt
Serverstandort, AVV und die Betriebsform.
Für ein Planungsbüro geht es beim CRM um Kontaktdaten von Auftraggebern, Nachunternehmern und Behörden sowie um sensible Projektinformationen. Wo diese Daten liegen, ist eine Frage des Datenschutzes und der Nachweisbarkeit. Ein Serverstandort in Deutschland oder der EU vermeidet die Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO und die damit verbundene Prüfpflicht.
Bei jedem Cloud-Dienst brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin steht, wer Ihre Daten verarbeitet und an welchem Ort. Achten Sie auf den Vertragspartner: Eine deutsche GmbH als Anbieter und ein Rechenzentrum in Deutschland vereinfachen die Prüfung. Betreiben Sie das System dagegen selbst auf dem eigenen Server, entfällt der Auftragsverarbeiter für das CRM ganz. Ein AVV bleibt nur nötig, wenn ein externer Dienstleister die Wartung übernimmt.
Die zweite Grundfrage lautet: Cloud oder eigener Server. Viele Büros arbeiten mit Fileserver, Exchange und Terminalserver im eigenen Haus. Ein On-Premises-CRM fügt sich hier ein und hält alle Daten im Netz. Eine Cloud aus Deutschland nimmt Ihnen Betrieb, Updates und Backup ab, verlagert die Daten aber in ein fremdes Rechenzentrum, das in der EU bleibt.
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02 Vergleichstabelle
Sieben Systeme im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen / Formate | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CAS genesisWorld | CAS Software AG, Karlsruhe | Mittelständische Büros | Kontakte, Vertrieb, Projekte, Kampagnen, Servicevorgänge | Outlook, Office, REST-Schnittstelle, DATEV-Anbindung über DATEVconnect | On-Premises oder Cloud im deutschen Rechenzentrum | Büros, die auf eigenem Server bleiben und Datenhoheit behalten wollen |
| CentralStationCRM | 42he GmbH, Köln | Kleine Büros, einfacher Einstieg | Kontakte, Aufgaben, Notizen, Verlauf | REST-API, CSV-Import/-Export, Outlook-Anbindung über Microsoft 365 | Cloud, Server in ISO 27001-zertifiziertem Rechenzentrum in Deutschland | Schlanke Kontaktverwaltung ohne eigene IT |
| weclapp | weclapp SE, Marburg | Büros mit kaufmännischem Bedarf | CRM plus Angebote, Rechnungen, Warenwirtschaft | REST-API, DATEV-Export über DATEVconnect online | Cloud, Rechenzentrum Frankfurt am Main, ISO 27001- und PCI-DSS-zertifiziert | CRM und Rechnungswesen aus einer Oberfläche |
| SuiteCRM | SalesAgility, Stirling (UK) | Büros mit eigener IT-Betreuung | Vertrieb, Kampagnen, Angebote, Berichte, Workflows | REST-API, CSV; Apache, PHP, MySQL | On-Premises auf eigenem Server, quelloffen (AGPL-3.0); gehostetes Angebot Suite:OnDemand von SalesAgility verfügbar | Volle Datenhoheit, keine Lizenzkosten je Nutzer |
| vtiger CRM (Open Source) | vtiger | Büros mit eigener IT-Betreuung | Vertrieb, Support, Projekte | REST-API, CSV; PHP, MySQL | On-Premises (Open-Source-Edition) oder Cloud (kostenpflichtig) | Self-Hosting mit Vertrieb und Support kombiniert |
| HubSpot | HubSpot, Inc. (US) | Büros mit Marketing-Fokus | Kontakte, Pipeline, E-Mail-Marketing, Automatisierung | Umfangreiche API, Office-Anbindung | Cloud, EU-Rechenzentrum Frankfurt wählbar für neue oder migrierte Accounts | Marketing und Vertrieb in einem System, siehe eigener Vergleich |
| Salesforce | Salesforce, Inc. (US) | Größere Büros, komplexe Prozesse | Vertrieb, Service, umfangreiche Anpassung | Sehr umfangreiche API, viele Konnektoren | Cloud, Hyperforce-Region Deutschland wählbar | Stark individualisierbar, siehe eigener Vergleich |
03 Umstieg & Auswahl
Vom lokalen Server zum passenden CRM.
- Datenhoheit: On-Premises-Systeme wie CAS genesisWorld, SuiteCRM und vtiger halten alle Daten im Haus. Eine Cloud aus Deutschland verlagert den Betrieb, der Speicherort bleibt in der EU.
- AVV prüfen: Zu jedem Cloud-Dienst gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Achten Sie auf den Vertragspartner und den konkreten Speicherort der Server.
- Datenübernahme: Kontakte aus Outlook, Excel-Listen und der Projektablage lassen sich per CSV oder API importieren. Planen Sie eine Bereinigung vor dem Import ein, sonst wandern Dubletten mit.
- Anbindung: Klären Sie vor der Entscheidung die Schnittstellen zu Outlook, Office und Ihrer Buchhaltung, etwa DATEV. Eine fehlende Anbindung erzeugt später Doppelerfassung.
- Internationale Anbieter: HubSpot bietet ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt, Salesforce eine Hyperforce-Region Deutschland. Der konkrete Speicherort und der Vertragspartner stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag und sollten vor Vertragsschluss belegt sein.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Was bedeutet Serverstandort Deutschland für die DSGVO?
Liegen die Server in Deutschland oder der EU, entfällt die Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO. Für den Betrieb durch einen Anbieter brauchen Sie trotzdem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, in dem Verarbeitung und Speicherort geregelt sind.
Cloud aus Deutschland oder Betrieb auf dem eigenen Server?
Eine Cloud aus Deutschland nimmt Ihnen Betrieb, Updates und Backup ab, die Daten liegen in einem fremden EU-Rechenzentrum. On-Premises hält alle Daten im eigenen Netz, verlangt aber eigene IT für Betrieb, Sicherung und Updates. Die Wahl hängt von Ihrer IT-Betreuung und der gewachsenen Serverumgebung ab.
Lässt sich ein CRM auf dem eigenen Büroserver betreiben?
Ja. Quelloffene Systeme wie SuiteCRM und die Open-Source-Edition von vtiger laufen auf einem eigenen Server mit PHP und MySQL. CAS genesisWorld bietet ebenfalls eine On-Premises-Installation. Cloud-Dienste wie CentralStationCRM oder weclapp sind dagegen reine Mietlösungen aus dem Rechenzentrum.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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