Vertrieb · CRM-Systeme
Alternativen zu Salesforce.Auswahlhilfe für Planungsbüros.
Salesforce ist ein sehr anpassbares CRM mit großem Funktionsumfang und EU-Regionen in der Hyperforce-Infrastruktur. Für viele kleine und mittlere Planungsbüros ist der Umfang größer als der Bedarf. Als Alternativen kommen je nach Ziel HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365, Zoho, weclapp und CentralStationCRM in Frage. Die Auswahl richtet sich nach gewünschter Tiefe, nach der Frage Hosting in Deutschland und nach vorhandener Bürosoftware.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ausgangslage
Warum Büros nach Alternativen suchen.
Salesforce ist stark, wenn Prozesse tief abgebildet und stark angepasst werden sollen. Über die Hyperforce-Infrastruktur stehen EU-Regionen bereit, der Erweiterungsmarkt AppExchange ist umfangreich. Diese Tiefe hat einen Preis in Einarbeitung und Betreuung. Wer ein System sucht, das eine Person nebenbei pflegt, empfindet den Umfang oft als zu groß.
Aus 13 anonymen Gesprächen mit Planungsbüros zwischen Juli und September 2026 hingen 6 von 13 an einer Schlüsselperson und 5 von 13 nannten Ausschreibungen und Angebote als Zeitfresser. Das spricht für ein CRM, das die Angebotsverfolgung zentral hält und schnell bedienbar ist, nicht zwingend für die maximale Plattform.
Die folgende Tabelle stellt Alternativen als Kriterien dar, nicht als Rangliste. Welches System passt, hängt vom Einsatzfall ab. Ein wiederkehrendes Kriterium bei öffentlichen Auftraggebern ist die Frage nach Hosting und Datenhaltung in Deutschland.
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02 Alternativen
Sechs Alternativen im Überblick.
| Produkt | Herkunft | Ausrichtung | Hosting / EU-Option | Wofür sich der Blick lohnt |
|---|---|---|---|---|
| Salesforce | USA | Sehr anpassbare Plattform | Hyperforce mit EU-Regionen | Referenz für maximale Anpassung |
| HubSpot | USA | Plattform Vertrieb, Marketing, Service | EU-Hosting Frankfurt | Akquise plus eigene Öffentlichkeitsarbeit |
| Pipedrive | Estland | Fokussiertes Vertriebs-CRM | AWS Frankfurt für EU-Kunden | Schlanke Angebots- und Fristverfolgung |
| Microsoft Dynamics 365 | USA | CRM im Microsoft-Umfeld | Azure mit EU-Regionen | Büros mit Microsoft 365 und Outlook |
| Zoho CRM | Indien | Breite CRM-Suite, günstiger Einstieg | EU-Rechenzentrum wählbar | Viel Funktion bei kleinem Budget |
| weclapp | Deutschland | Cloud-ERP mit CRM-Modul | Rechenzentrum Frankfurt, ISO 27001 | CRM plus Angebote und Buchhaltung aus einem System |
| CentralStationCRM | Deutschland | Einfaches CRM für kleine Teams | Hosting ausschließlich in Deutschland | Datenhaltung in Deutschland und einfache Bedienung |
03 Auswahl
So grenzen Sie die Auswahl ein.
Bedarf festlegen
Klären Sie zuerst, ob Sie nur Akquise und Angebotsverfolgung brauchen oder auch Marketing, Buchhaltung und Projektdaten. Je enger der Bedarf, desto schlanker darf das System sein.
Hosting-Frage beantworten
Entscheiden Sie, ob Datenhaltung in Deutschland gefordert ist. Deutsche Anbieter wie weclapp oder CentralStationCRM hosten in Frankfurt. Bei US-Anbietern klären Sie AVV, Standardvertragsklauseln und CLOUD-Act.
Vorhandene Software prüfen
Wenn Ihr Büro Microsoft 365 nutzt, verbindet sich Dynamics 365 eng mit Outlook und Teams. Prüfen Sie, welche Anbindung an AVA oder Projektcontrolling nötig ist.
Testphase nutzen
Legen Sie in zwei bis drei Systemen dieselbe Pipeline mit echten Anfragen an. Erst im Alltag zeigt sich, welches System Ihr Team wirklich pflegt.
Datenumzug planen
Bereiten Sie Kontakte und laufende Angebote als saubere Liste auf. Ein strukturierter Import spart später mehr Zeit als jede Zusatzfunktion.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wann ist Salesforce die richtige Wahl und wann eine Alternative?
Salesforce lohnt sich, wenn Sie Prozesse tief abbilden, stark anpassen und ein System über viele Nutzer skalieren wollen. Für ein kleines Büro, das vor allem Angebote und Fristen nachhält, ist der Umfang meist größer als der Bedarf. Dann sind schlankere Systeme wie Pipedrive oder ein deutsches CRM oft praktikabler.
Welche CRM-Systeme hosten in Deutschland?
weclapp aus Marburg und CentralStationCRM aus Köln betreiben ihre Server in deutschen Rechenzentren, weclapp in Frankfurt mit ISO-27001-Zertifizierung. US-Anbieter wie HubSpot, Salesforce oder Dynamics 365 bieten EU-Regionen an, unterliegen aber je nach Konzernsitz weiterhin dem US-CLOUD-Act. Prüfen Sie die aktuelle Angabe beim Hersteller.
Ist ein ERP-System wie weclapp ein Ersatz für ein reines CRM?
weclapp bündelt CRM, Warenwirtschaft, Projekte und Buchhaltung in einer Software. Für ein Büro, das mehrere dieser Aufgaben zusammenführen will, kann das sinnvoll sein. Wer nur die Akquise strukturieren möchte, ist mit einem reinen CRM schneller startklar. Der Umfang sollte zum tatsächlichen Bedarf passen.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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