Vergaberecht · Referenzen
Vergaberecht: Referenzen bewerten.Vergleichbarkeit, Zeitraum, Nachforderung.
Vergabestellen bewerten Referenzen daran, ob sie mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, nicht ob sie identisch sind. Maßgeblich sind der geforderte Referenzzeitraum (bei Planungsleistungen in der Regel die letzten drei Jahre nach § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV) und die in der Bekanntmachung genannten Mindestanforderungen. Referenzen dienen zuerst dem Nachweis der Eignung nach § 122 GWB, können über die Erfahrung des eingesetzten Personals aber auch in die Zuschlagswertung einfließen (§ 58 Abs. 2 VgV). Fehlende oder unvollständige Nachweise darf die Stelle unter Gleichbehandlung nachfordern (§ 56 VgV).
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Vergleichbarkeit
Vergaberecht Referenzen bewerten: Vergleichbarkeit und Zeitraum.
Vergleichbar heißt nicht gleich. Die Vergabestelle prüft, ob Ihre Referenz nach Art, Umfang und Schwierigkeit dem ausgeschriebenen Auftrag nahekommt. Ein Schulneubau als Referenz für einen Schulneubau ist eindeutig. Aber auch ein vergleichbarer Verwaltungsbau kann genügen, wenn Honorarzone, Bausumme und die erbrachten Leistungsphasen zueinander passen.
Welche Merkmale zählen, steht in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen. Nennt die Stelle dort Mindestanforderungen, etwa eine Mindestbausumme oder bestimmte Leistungsphasen nach HOAI, muss sie diese vorher festlegen. Später verschärfen darf sie sie nicht. Kriterien, die nicht bekannt gemacht wurden, dürfen bei der Wertung keine Rolle spielen.
Der Referenzzeitraum bei Planungsleistungen umfasst nach § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV die letzten höchstens drei Jahre. Die Vergabestelle kann ältere Referenzen zulassen, wenn das für einen ausreichenden Wettbewerb nötig ist. Bei seltenen Bauaufgaben ist das üblich. Prüfen Sie also genau, ob ein längerer Zeitraum eröffnet wurde, bevor Sie ein passendes Projekt aussortieren.
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02 Eignung oder Zuschlag
Referenz als Eignungs- oder Zuschlagskriterium.
Zuerst ist eine Referenz ein Eignungsnachweis. Nach § 122 GWB prüft die Vergabestelle, ob Ihr Büro fachlich und technisch in der Lage ist, den Auftrag auszuführen. Hier gilt eine Schwelle: Die geforderte Mindestreferenz ist erfüllt oder nicht. Eine bessere Referenz bringt an dieser Stelle keine Zusatzpunkte.
Davon zu trennen ist die Zuschlagswertung nach § 127 GWB. Dieselbe Eignung darf nicht zweimal gewertet werden. Zulässig ist es aber, die Qualifikation und Erfahrung des konkret eingesetzten Personals als Zuschlagskriterium zu bewerten, wenn die Qualität des Personals erheblichen Einfluss auf die Auftragsausführung hat. Das erlaubt § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV ausdrücklich. Bei Planungsleistungen ist das der Regelfall.
Für Sie heißt das: Trennen Sie im Angebot die Büroreferenzen (Eignung) von den Projektreferenzen der vorgesehenen Personen (Zuschlag). Legen Sie bei der Zuschlagswertung die Referenzen genau der Personen vor, die das Projekt später tatsächlich bearbeiten.
03 Nachforderung
Fehlende Referenzen nachfordern lassen.
Prüfung auf Vollständigkeit
Die Vergabestelle sichtet die eingereichten Nachweise. Fehlt eine unternehmensbezogene Unterlage oder ist sie unvollständig oder fehlerhaft, kann die Stelle sie nach § 56 Abs. 2 VgV nachfordern.
Aufforderung mit Frist
Die Nachforderung erfolgt in Textform mit einer angemessenen, meist kurzen Frist. Reagieren Sie sofort. Nach Fristablauf wird Ihr Angebot ohne die Unterlage gewertet oder ausgeschlossen.
Gleichbehandlung
Fordert die Stelle nach, muss sie das bei allen Bietern gleich handhaben. Über das Ob der Nachforderung entscheidet sie mit Ermessen, das sie einheitlich ausübt.
Grenze der Nachforderung
Angaben, die Teil der Zuschlagswertung sind und den Wettbewerb verändern würden, bleiben in der Regel außen vor. Eine fehlende Eignungsreferenz lässt sich meist heilen, ein nachträglich verbessertes Angebot nicht.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wie viele Referenzen darf die Vergabestelle verlangen?
Es gibt keine feste Zahl. Die Anforderung muss aber angemessen und mit dem Auftragsgegenstand verbunden sein (§ 122 Abs. 4 GWB). Üblich sind zwei bis drei vergleichbare Referenzen. Verlangt die Stelle mehr, muss die Komplexität des Auftrags das rechtfertigen. Die geforderte Zahl steht in der Bekanntmachung.
Gilt der Drei-Jahres-Zeitraum auch unterhalb der EU-Schwelle?
Unterhalb der Schwellenwerte gilt die UVgO. Der Referenzzeitraum ist dort nicht starr auf drei Jahre festgelegt, die Vergabestelle bestimmt ihn in den Unterlagen. Die Nachforderung fehlender Unterlagen regelt § 41 UVgO ähnlich wie § 56 VgV. Sehen Sie im Einzelfall in die Vergabeunterlagen.
Kann ich die Referenz eines Partners oder Nachunternehmers nutzen?
Ja. Über die Eignungsleihe nach § 47 VgV dürfen Sie sich auf die Kapazitäten anderer Unternehmen berufen, auch für Referenzen. Voraussetzung ist, dass dieses Unternehmen die betreffende Leistung im Auftrag tatsächlich erbringt. Einen Verpflichtungsnachweis müssen Sie beifügen.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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