Vertrieb · CRM-Systeme
HubSpot oder Salesforce.CRM-Vergleich für Planungsbüros.
HubSpot und Salesforce sind beide reine Cloud-Systeme (SaaS), keine Software für den eigenen Server. HubSpot ist schneller startklar, bringt Marketing-Funktionen mit und hat eine kostenlose Basisversion. Salesforce ist tiefer anpassbar, hat mit der AppExchange ein großes Erweiterungs-Ökosystem und passt zu Büros mit individuellen Prozessen. Beide bieten EU-Datenstandort. Die Wahl hängt von Bürogröße, Prozesskomplexität und der vorhandenen IT ab, nicht von einer generellen Rangfolge.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Einordnung
Zwei Systeme für Akquise und Angebote.
Für ein Planungsbüro geht es beim CRM meist um dasselbe: Kontakte zu öffentlichen und privaten Auftraggebern pflegen, Angebote und Ausschreibungen verfolgen, Fristen im Blick behalten und nachfassen. HubSpot und Salesforce bilden das über Datensätze für Firmen, Personen und Verkaufschancen (Deals beziehungsweise Opportunities) sowie Aufgaben und Erinnerungen ab.
HubSpot ist auf einen schnellen Einstieg ausgelegt. Es gibt eine kostenlose CRM-Basis, die Oberfläche ist ohne tiefe Einrichtung nutzbar, und Marketing-Funktionen wie Newsletter und Formulare sind Teil des Systems. Neue Kunden aus der EU werden nach Herstellerangaben standardmäßig im EU-Rechenzentrum in Frankfurt gehostet.
Salesforce ist ein Baukasten. Eigene Objekte, Felder und Automationen lassen sich weit anpassen, was bei individuellen Vergabe- und Angebotsprozessen hilft. Der Preis dafür ist ein höherer Einrichtungsaufwand, oft mit einem Partner. Über Hyperforce lässt sich eine EU-Region als Datenstandort wählen.
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02 Vergleich
HubSpot und Salesforce im direkten Vergleich.
| Kriterium | HubSpot | Salesforce |
|---|---|---|
| Hosting | Cloud (SaaS) | Cloud (SaaS) |
| Datenstandort | EU/Frankfurt für neue EU-Kunden (seit 2021) | EU-Region über Hyperforce |
| Einstieg | Kostenlose Basis, schnell startklar | Umfangreiche Einrichtung, oft mit Partner |
| Anpassbarkeit | Standardisiert, per Workflows erweiterbar | Sehr tief, eigene Objekte und Felder |
| Marketing | Marketing-Funktionen integriert | Über Marketing Cloud / Account Engagement |
| Erweiterungen | App Marketplace | AppExchange, großes Ökosystem |
| Microsoft-Anbindung | Outlook-Add-in, API | Outlook-Integration, API |
| Einsatzfall Büro | Kleines bis mittleres Büro, Akquise und Angebote | Größeres Büro mit individuellem Prozess |
03 Entscheidung
Wann sich welches System eher anbietet.
- HubSpot passt, wenn Sie schnell starten wollen, wenig eigene IT haben und Akquise, Angebote und Newsletter in einem System bündeln möchten.
- Salesforce passt, wenn Ihr Büro größer ist, eigene Prozesse für Vergabe und Angebot abbilden will und Aufwand in eine passgenaue Einrichtung investieren kann.
- Beide Systeme laufen nur in der Cloud. Brauchen Sie ein CRM auf dem eigenen Server, führt der Weg eher zu Microsoft Dynamics 365 in der On-Premises-Variante.
- Prüfen Sie bei beiden die Anbindung an Ihr Outlook und den Fileserver sowie den Import bestehender Kontakte aus Excel oder der alten Datenbank.
- Vergabe- und Angebotsfristen bilden Sie in beiden Systemen über Verkaufschancen mit Aufgaben und Erinnerungen ab, nicht über ein eigenes Vergabemodul.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Läuft HubSpot oder Salesforce auf dem eigenen Server?
Nein. Beide sind reine Cloud-Systeme und lassen sich nicht auf dem eigenen Server im Büro betreiben. Wenn Sie ein CRM lokal betreiben wollen, kommt eher Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) in Frage.
Welches System passt für ein kleines Ingenieurbüro?
Für kleine Büros mit wenig eigener IT ist der Einstieg bei HubSpot in der Regel schneller, auch wegen der kostenlosen Basis. Salesforce spielt seine Stärken eher aus, wenn viele individuelle Prozesse abzubilden sind und Kapazität für die Einrichtung vorhanden ist. Eine allgemeingültige beste Wahl gibt es nicht.
Kann ich Angebots- und Vergabefristen im CRM abbilden?
Ja. In beiden Systemen legen Sie je Ausschreibung eine Verkaufschance an und hängen Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und Erinnerungen an, etwa für die Abgabefrist oder eine Bieterfrage. Ein spezielles Vergabemodul bringen die Systeme nicht mit.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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