Arbeitsabläufe · Empfehlungen
Empfehlungen systematisch nutzen.Ein Ablauf für Planungsbüros.
Empfehlungen entstehen bei guter Arbeit von selbst, gefragt und nachgehalten werden sie selten. Der systematische Ablauf hat sieben Schritte: zufriedene Kunden erkennen, den richtigen Moment wählen, konkret fragen, die Empfehlung leicht machen, den Kontakt herstellen lassen, danken, im CRM erfassen und nachhalten. Wichtig ist die Grenze bei der Ansprache: Der Empfehlungsgeber stellt den Kontakt her, ein Kaltanruf beim empfohlenen Kontakt ohne Einwilligung ist nach § 7 UWG heikel.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
Vom zufriedenen Kunden zur konkreten Empfehlung.
Zufriedene Kunden erkennen
Empfehlungen kommen von Auftraggebern, die mit Ergebnis und Zusammenarbeit zufrieden waren. Markieren Sie diese Projekte am Abschluss im CRM. Ein kurzes Zufriedenheitsgespräch nach der Abnahme (Leistungsphase 8 nach HOAI) liefert Ihnen zugleich das Signal, wer als Empfehlungsgeber in Frage kommt.
Den richtigen Moment wählen
Der beste Zeitpunkt ist unmittelbar nach einem sichtbaren Erfolg: die gelungene Übergabe, ein positives Feedback, ein bezogenes Gebäude. Fragen Sie nicht am Tiefpunkt eines Projekts und nicht Jahre später aus dem Nichts.
Konkret fragen
Die Frage "Kennen Sie jemanden?" bringt selten etwas. Fragen Sie gezielt: "Sie kennen sicher andere Eigentümer oder Bauherren mit ähnlichen Vorhaben. Für wen wäre unsere Planung interessant?" Je konkreter das Bild, desto eher fällt dem Kunden ein Name ein.
Die Empfehlung leicht machen
Geben Sie dem Empfehlungsgeber etwas an die Hand: ein kurzes Büroprofil, Ihr Referenzblatt, eine klare Aussage, was Sie suchen. So kann er Sie in einem Satz beschreiben und muss nicht selbst formulieren.
Kontakt herstellen lassen
Der saubere Weg: Der Kunde stellt den Kontakt her oder holt das Einverständnis des Dritten ein, dass Sie sich melden dürfen. Damit ist die Ansprache gewünscht und rechtlich unkritisch. Ein kalter Werbeanruf beim empfohlenen Kontakt ohne dessen Einwilligung fällt unter § 7 UWG.
Danken und Rückmeldung geben
Bedanken Sie sich zeitnah beim Empfehlungsgeber, unabhängig vom Ergebnis. Melden Sie zurück, was aus dem Kontakt geworden ist. Wer sich wahrgenommen fühlt, empfiehlt wieder.
Im CRM erfassen und nachhalten
Halten Sie fest, wer wen empfohlen hat, mit Datum und Status. So sehen Sie, welche Kunden verlässlich empfehlen, und können den empfohlenen Kontakt mit Wiedervorlage weiterverfolgen.
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02 Rollen und Grenzen
Wer fragt, und was erlaubt ist.
Die Empfehlungsfrage stellt, wer die Beziehung zum Kunden hält: Inhaber oder Projektleiter. Das Sekretariat pflegt die Erfassung im CRM und steuert Wiedervorlagen. Machen Sie das Fragen zur festen Gewohnheit am Projektende, nicht zur Ausnahme, wenn die Auftragslage dünn wird.
Rechtlich entscheidend ist der Weg der Erstansprache. Solange der Empfehlungsgeber den Kontakt herstellt oder das Einverständnis des Dritten einholt, ist Ihre Kontaktaufnahme gewünscht. Rufen Sie dagegen von sich aus bei einer empfohlenen Person an, die dem nicht zugestimmt hat, greifen die Regeln zur unzumutbaren Belästigung nach § 7 UWG. Gegenüber Verbrauchern droht ein Verstoß, im B2B-Bereich ist die Schwelle über die mutmaßliche Einwilligung niedriger, aber nicht beliebig. Im Zweifel lassen Sie den Kunden den ersten Schritt machen.
03 Checkliste
Empfehlungen nicht dem Zufall überlassen.
- Zufriedenheit am Projektende ist erfragt und im CRM markiert.
- Empfehlungsfrage ist fester Teil des Projektabschlusses, nicht Notlösung bei Auftragsflaute.
- Die Frage ist konkret gestellt, nicht als vages "Kennen Sie jemanden?".
- Büroprofil oder Referenzblatt liegt bereit, damit der Kunde Sie leicht beschreiben kann.
- Erstkontakt läuft über den Empfehlungsgeber oder mit Einverständnis des Dritten (§ 7 UWG beachtet).
- Dank und Rückmeldung an den Empfehlungsgeber sind erfolgt.
- Empfehlung ist mit Geber, Datum und Status im CRM erfasst und auf Wiedervorlage gesetzt.
- Typischer Fehler vermieden: nicht auf Empfehlungen gewartet, sondern aktiv und regelmäßig danach gefragt.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Darf ich einen empfohlenen Kontakt einfach anrufen?
Nicht ohne Weiteres. Ein Werbeanruf ohne vorherige Einwilligung fällt unter § 7 UWG, gegenüber Verbrauchern ist er in der Regel unzulässig, im B2B kann eine mutmaßliche Einwilligung genügen. Der saubere Weg ist, dass der Empfehlungsgeber den Kontakt herstellt oder das Einverständnis einholt. Dann ist Ihre Ansprache gewünscht.
Wann ist der beste Moment, um nach einer Empfehlung zu fragen?
Direkt nach einem sichtbaren Erfolg: die gelungene Übergabe, ein positives Feedback, die Abnahme nach Leistungsphase 8. In diesem Moment ist die Zufriedenheit hoch und die Zusammenarbeit präsent. Wochen später sinkt die Bereitschaft.
Wie halte ich Empfehlungen nach, ohne aufdringlich zu wirken?
Erfassen Sie jede Empfehlung mit Geber, Datum und Status im CRM und setzen Sie eine Wiedervorlage. Den empfohlenen Kontakt sprechen Sie einmal an und melden dem Geber das Ergebnis zurück. Kein wiederholtes Nachhaken beim Dritten, sondern eine saubere, einmalige Kontaktaufnahme mit klarem nächsten Schritt.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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