Büro · Zeiterfassung
Zeiterfassung für Planungsbüros.Vier Wege im Vergleich.
Für Architektur- und Ingenieurbüros gibt es drei grundsätzliche Wege: eine eigenständige Zeiterfassung mit Projektzeit (Clockodo, TimeTac), eine HR-Suite mit Zeitmodul (Personio) oder die Zeiterfassung als Teil der Bürosoftware (etwa Projektron BCS, untermStrich, Vertec). Die drei dedizierten Cloud-Dienste speichern nach eigenen Angaben auf Servern in Deutschland oder der EU. Wer die Zeiten für die Nachkalkulation gegen das HOAI-Honorar braucht, achtet auf Projekt- und Leistungszuordnung; wer lokal auf eigenem Server arbeitet, findet diese Option vor allem bei den Büro-Modulen.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Tabelle
Vier Lösungen im direkten Vergleich.
| Produkt | Hersteller / Sitz | Zielgruppe | Kernfunktionen | Schnittstellen / Formate | Hosting | Stärke je Einsatzfall |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Clockodo | clockodo GmbH, Deutschland | Kleine und mittlere Büros, projektbezogen | Arbeitszeit (Basic), Projektzeit mit Kunden-, Projekt- und Leistungszuordnung (Pro), Browser-Stempeluhr, App | Schnittstellen zu DATEV, Lexware, sevDesk (ab Pro), offene API, zahlreiche Integrationen | Cloud, Server in Deutschland (Herstellerangabe) | Projekt-Nachkalkulation, wenn Zeiten pro Projekt und Leistung ausgewertet werden sollen |
| TimeTac | TimeTac GmbH, Österreich | Kleine bis größere Büros, modular | Module Arbeitszeit, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Projektzeiterfassung; einzeln kombinierbar | DATEV-Schnittstelle, Auswertungen und Exporte, API | Cloud, Server in der EU, ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren (Herstellerangabe) | Büros, die Zeit, Urlaub und Projektzeit getrennt lizenzieren und schrittweise ausbauen wollen |
| Personio | Personio SE & Co. KG, Deutschland | Büros mit eigener Personalverwaltung, meist ab etwa 10 bis 20 Mitarbeitenden | HR-Suite: Personalakte, Recruiting, Abwesenheiten, Zeiterfassung als Modul, vorbereitende Lohnabrechnung | DATEV-Anbindung für die Lohnabrechnung, Integrationen, API | Cloud, zertifizierte Rechenzentren in der EU (Herstellerangabe) | Büros, die Personal, Abwesenheit und Zeit in einem HR-System bündeln wollen |
| Büro-Module (z. B. Projektron BCS, untermStrich, Vertec) | jeweiliger Hersteller | Planungsbüros mit vorhandener Controlling- oder Bürosoftware | Zeiterfassung als Teil von Projektsteuerung, Controlling und Rechnungsstellung, direkt am Projekt | Anbindung an eigene Projekt-, Kosten- und Rechnungsdaten, meist DATEV-Export | je nach Produkt Cloud oder lokal auf eigenem Server | Büros, die Zeit ohne zweites System direkt im Projektcontrolling führen wollen |
KI-Audit · 10 Minuten · kostenfrei
Wie viele passende Verfahren hat Ihr Büro im letzten Quartal gar nicht gesehen?
Das Audit fragt, wie Ihr Büro heute arbeitet, und zeigt, wo Sie am besten anfangen. Dazu bekommen Sie eine Einschätzung, was sich verlagern lässt.
02 Kriterien
Worauf es im Planungsbüro ankommt.
- Nachkalkulation: Lassen sich Stunden je Projekt, Auftrag und Leistungsphase auswerten und dem HOAI-Honorar gegenüberstellen? Das leisten Clockodo und TimeTac mit dem Projektzeit-Modul sowie die Büro-Module. Eine reine HR-Zeiterfassung zielt eher auf Anwesenheit als auf Projektkosten.
- Gesetzliche Aufzeichnung: Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) besteht die Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen. Achten Sie auf Stundenkonten, Pausen und Sollzeiten.
- Erfassungswege: Browser, mobile App und Stempeluhr im Browser sind bei Bauleitung und Außenterminen praktisch. Prüfen Sie, ob Nachträge und Korrekturen einfach möglich sind.
- Schnittstellen: Ein Export zu DATEV, Lexware oder sevDesk spart doppelte Erfassung in der Lohn- und Finanzbuchhaltung. Klären Sie, ab welchem Tarif die Schnittstelle enthalten ist.
- Hosting: Cloud mit Server in Deutschland oder der EU, oder lokal auf eigenem Server. Das entscheidet über Datenschutz, Fernzugriff und den Aufwand für Wartung und Backup.
- Auftraggeberbezug: Viele Büros arbeiten stark für öffentliche Auftraggeber. Ein sauberer Stundennachweis je Projekt hilft bei Honorarermittlung und Prüfung.
03 Cloud oder lokal
Läuft das in der Cloud oder auf dem eigenen Server?
Clockodo, TimeTac und Personio sind Cloud-Dienste. Sie laufen im Browser und in Apps, ohne eigene Installation auf dem Terminalserver. Das reduziert die Wartung, verlagert die Daten aber zum Anbieter. Alle drei nennen Rechenzentren in Deutschland oder der EU und bieten Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Wer aus einer gewachsenen lokalen Umgebung mit Fileserver, Exchange und Lizenzserver kommt, muss hier bewusst entscheiden, welche Daten das Haus verlassen.
Wer die Zeiterfassung lieber im eigenen Netz behält, findet diese Option meist bei den integrierten Büro-Modulen. Dort liegt die Zeiterfassung direkt am Projekt, zusammen mit Kosten, Controlling und Rechnungsstellung. Der Vorteil ist ein System statt zwei. Der Preis ist, dass die Zeiterfassung so gut ist wie das Modul der jeweiligen Bürosoftware und ein Wechsel schwerer fällt.
Für den Umstieg gilt: Definieren Sie zuerst die Projektstruktur, also Kunde, Projekt, Leistung und Leistungsphase. Danach klären Sie den Export in die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Ein Parallelbetrieb über einen Monat zeigt, ob Stundenkonten und Auswertungen zu Ihrer Nachkalkulation passen, bevor Sie die Altlösung abschalten.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Sind Architektur- und Ingenieurbüros zur Zeiterfassung verpflichtet?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Grundlage ist die Auslegung der EU-Arbeitszeitrichtlinie durch den EuGH (Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18). Eine gesetzeskonforme Zeiterfassung sollte Beginn, Ende und Pausen abbilden.
Reicht das Zeitmodul der Bürosoftware, oder braucht es ein eigenes Tool?
Wenn Ihre Controlling- oder Bürosoftware bereits eine Zeiterfassung am Projekt bietet, vermeiden Sie mit dem Modul ein zweites System und doppelte Pflege. Ein eigenständiges Tool wie Clockodo oder TimeTac lohnt, wenn Sie eine einfache, mobile Erfassung mit klaren Schnittstellen wollen oder die Bürosoftware kein passendes Zeitmodul hat.
Cloud oder lokal für die Zeiterfassung?
Clockodo, TimeTac und Personio sind Cloud-Dienste mit Servern in Deutschland oder der EU und einfacher mobiler Nutzung. Lokal auf dem eigenen Server läuft die Zeiterfassung meist nur als Teil einer Büro- oder Controllingsoftware. Entscheidend sind Datenschutz, Fernzugriff und der Aufwand für Wartung und Backup.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
Im Themennetz weiterlesen.
Bürosoftware für Planer im Vergleich
Büro- und Projektsoftware mit HOAI-Abrechnung: untermStrich, KOBOLD CONTROL und Projekt Pro im sachlichen Vergleich.
Cloud, Hybrid oder lokal
Betriebsmodelle für die Projektablage im Planungsbüro von Microsoft 365 über Nextcloud bis eigener Server im Vergleich.
Projektcontrolling und Ressourcen im Vergleich
Software für Stundencontrolling, Kapazitäts- und Ressourcenplanung im Planungsbüro, mit großer Vergleichstabelle.
Zehn Minuten.Dann wissen Sie, wo Ihr Büro ansetzt.
Das KI-Audit fragt, wie Ihr Büro heute arbeitet, und zeigt, wo Sie am besten anfangen. Kein Verkaufsgespräch, keine Software-Miete.
Bis zu 60 Prozent Förderung, Deckel 60.000 Euro. Keine Software-Miete: Code, Daten und Cockpit gehören dem Büro.
Aus der Praxis, laufend auf LinkedIn
Wie Planungs- und Ingenieurbüros KI wirklich einführen: Projekte, Zahlen, Fehler, die man sich sparen kann.