Vertrieb · Terminbuchung
Cal.com oder Calendly.Self-Hosting gegen reine Cloud.
Beide Werkzeuge erzeugen eine Buchungsseite fürs Erstgespräch und gleichen freie Zeiten mit Ihrem Kalender ab. Der Kernunterschied liegt im Hosting: Calendly ist ein reiner Cloud-Dienst eines US-Anbieters. Cal.com ist quelloffen und lässt sich zusätzlich auf einem eigenen Server betreiben. Für Büros mit eigenem Server und hohem Datenschutzanspruch ist die Self-Hosting-Option von Cal.com der entscheidende Punkt. Wer ohne IT-Aufwand starten will, ist mit Calendly oder der Cloud-Version von Cal.com schneller einsatzbereit.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Vergleich
Die Unterschiede auf einen Blick.
| Kriterium | Cal.com | Calendly |
|---|---|---|
| Hersteller und Lizenz | Cal.com, Inc.; quelloffen (AGPLv3) | Calendly LLC; proprietär |
| Hosting | Cloud (cal.com) oder Self-Hosting auf eigenem Server | nur Cloud (US-Anbieter) |
| Datenstandort | bei Self-Hosting im eigenen Haus oder in der EU wählbar | primär USA, kein EU-Datenstandort |
| Kalender | Google, Outlook/Office 365, CalDAV, Exchange | Google, Outlook/Office 365, Exchange |
| Videotermine | Zoom, Teams, Google Meet | Zoom, Teams, Google Meet |
| Team-Funktionen | Round-Robin, Routing-Formulare, Workflows, API | Team-Termine, Routing, Workflows (je nach Tarif) |
| Einstiegsaufwand | Cloud sofort; Self-Hosting braucht Server und IT-Betreuung | sofort startklar |
| Kosten | Cloud mit Gratis-Tarif; Self-Hosting verursacht eigene Server- und Betriebskosten | kostenloser Tarif plus kostenpflichtige Tarife |
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02 Datenstandort
Wo die Termindaten am Ende liegen.
Eine Buchungsseite sammelt Namen, E-Mail-Adressen und oft das Anliegen des Gesprächs. Bei Calendly werden diese Daten in der Cloud eines US-Anbieters verarbeitet. Das Unternehmen stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit und listet seine Unterauftragnehmer, hat nach eigenen Angaben aber keinen EU-Datenstandort. Für Büros, die stark für öffentliche Auftraggeber arbeiten, ist das ein Punkt, der vorab mit dem Datenschutz geklärt gehört.
Cal.com ist quelloffen unter AGPLv3 und kann auf einem eigenen Server laufen. Dann bleiben die Termindaten in Ihrer Umgebung, etwa auf demselben Server, auf dem heute schon Fileserver oder Exchange laufen. Alternativ gibt es Cal.com auch als Cloud-Dienst, dann entfällt der Betriebsaufwand, und die Datenschutzfrage ähnelt wieder der von Calendly.
Beim Umstieg aus einer gewachsenen lokalen Umgebung zählt vor allem die Kalenderanbindung. Beide Werkzeuge verbinden sich mit Microsoft 365 und Exchange über eine autorisierte Verbindung, sodass belegte Zeiten nicht doppelt vergeben werden. Wer noch ein lokales Exchange betreibt, sollte vorab testen, ob die Anbindung mit der eigenen Version funktioniert.
03 Entscheidung
Wann sich welche Lösung lohnt.
Calendly lohnt sich, wenn Sie ohne IT-Projekt starten wollen und die Datenschutzfrage per Auftragsverarbeitungsvertrag geklärt ist. Die Einrichtung dauert Minuten, die Kalenderanbindung ist breit, und für einzelne Planer wie für kleine Teams gibt es passende Tarife.
Cal.com als selbst gehostete Variante lohnt sich, wenn Sie ohnehin eine eigene Serverumgebung betreiben, den Datenstandort selbst bestimmen möchten und die IT den Betrieb übernehmen kann. Sie tauschen den einfachen Start gegen Kontrolle über die Daten. Reizt Sie die Software, scheuen Sie aber den Betrieb, ist die Cloud-Version von Cal.com ein Mittelweg. Sie bietet denselben Funktionsumfang ohne eigenen Server, verlagert die Daten aber wieder in eine fremde Cloud.
Als Faustregel: Fällt die Wahl allein am Datenstandort und Sie haben Server und IT, spricht das für ein selbst gehostetes Cal.com. Zählt Geschwindigkeit und geringer Aufwand, sind Calendly oder Cal.com Cloud die pragmatische Wahl.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Kann Calendly auf unserem eigenen Server laufen?
Nein. Calendly ist ein reiner Cloud-Dienst und lässt sich nicht selbst hosten. Wenn Sie die Terminbuchung auf eigenem Server betreiben möchten, kommt von diesen beiden nur das quelloffene Cal.com infrage.
Ist Cal.com wirklich kostenlos?
Die Software ist quelloffen, und die Cloud-Version hat einen kostenlosen Tarif. Beim Self-Hosting fallen keine Lizenzgebühren für den Kern an, aber eigene Kosten für Server und Betrieb. Einzelne Enterprise-Funktionen können abweichenden Bedingungen unterliegen, das sollten Sie vor dem Einsatz prüfen.
Wie binde ich Exchange oder Microsoft 365 an?
Beide Werkzeuge verbinden sich mit Outlook, Office 365 und Exchange über eine autorisierte Anmeldung. Danach werden belegte Zeiten berücksichtigt und neue Termine landen automatisch im Kalender. Bei lokalem Exchange sollten Sie die Anbindung mit Ihrer Version vorab testen.
Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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