Vertrieb · Angebot und Signatur

Angebot und Signaturim Vergleich.

Für Planungsbüros geht es bei Angebots- und Signatursoftware um zwei Fragen: Wie unterschreiben Sie Angebote und Verträge rechtssicher, und wo liegen die Daten? Verbreitete Werkzeuge sind DocuSign, Adobe Acrobat Sign, Skribble, yousign und inSign. Sie unterscheiden sich in den unterstützten Signaturstufen nach eIDAS (einfach, fortgeschritten, qualifiziert), im Hosting und in den Schnittstellen. Alle genannten Dienste laufen als Cloud, die Anbindung an Outlook und Microsoft 365 ist der übliche Weg aus einer gewachsenen lokalen Umgebung.

Kurz beantwortet · Stand September 2026

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Bildschirm mit einem Angebots-PDF und Feldern für die elektronische Unterschrift in einem Planungsbüro — Signaturplattformen unterscheiden sich vor allem in Signaturstufe und Hosting.

01 Überblick

Worum es bei Angebot und Signatur geht.

In Planungsbüros werden Honorarangebote, HOAI-Verträge, Nachträge und Auftragsbestätigungen unterschrieben. Wer das digital erledigt, spart Postwege und Medienbrüche. Die Werkzeuge dafür sind Signaturplattformen. Sie legen ein PDF hoch, definieren die Unterzeichner und versenden den Signaturlink.

Der Unterschied liegt in der Signaturstufe. Die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) kennt drei Stufen: die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nur die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Für interne Freigaben reicht oft weniger, für formgebundene Verträge kann die QES sinnvoll sein.

Die zweite Frage ist das Hosting. Alle hier genannten Dienste laufen in der Cloud. Für Büros mit Wunsch nach europäischer oder deutscher Datenhaltung ist entscheidend, wo die Rechenzentren stehen und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorliegt.

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02 Vergleich

Fünf Plattformen im Direktvergleich.

Produkt	Hersteller	Zielgruppe	Signaturstufen (eIDAS)	Schnittstellen/Formate	Hosting	Stärke je Einsatzfall
DocuSign	DocuSign, Inc. (USA)	Büros mit vielen Integrationen	EES, FES; QES über QTSP-Partner	PDF (PAdES), REST-API, Microsoft 365, Salesforce	USA, EU-Rechenzentrum Frankfurt wählbar	Umfangreiche Workflows und Vorlagen
Adobe Acrobat Sign	Adobe	Büros mit Acrobat-Umgebung	EES, FES, QES	PDF (PAdES), Microsoft 365, Acrobat, API	EU-Rechenzentren verfügbar	Enge PDF- und Acrobat-Anbindung
Skribble	Skribble AG (Schweiz)	DACH-Büros, EU- und Schweizer Recht	EES, FES, QES (eIDAS und ZertES)	PDF, REST-API, Microsoft	Rechenzentren in Deutschland oder der Schweiz	QES nach EU- und Schweizer Recht, DE/CH-Daten
yousign	Yousign SAS (Frankreich)	KMU mit EU-Datenhaltung	EES, FES, QES (eigener QTSP)	PDF, REST-API	Frankreich (SecNumCloud-zertifiziert)	QES aus einer Hand, EU-Hosting
inSign	iS2 AG (Namirial-Gruppe)	Büros mit deutscher Datenhaltung	EES, FES (biometrisch), QES über Partner	PDF, API	Deutschland	Deutsche Datenhaltung, biometrische Unterschrift

03 Auswahl

Kriterien für die Auswahl im Büro.

Signaturstufe: Brauchen Sie nur EES und FES oder auch die QES? Die QES verlangt eine vorherige Identprüfung der Unterzeichner.
Hosting und Datenschutz: Rechenzentrum in Deutschland, in der EU oder außerhalb. Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
Anbindung: REST-API, Microsoft 365 und Outlook, Vorlagen für wiederkehrende Angebote.
Formate: Die PDF-Signatur nach PAdES ist der übliche Standard für dauerhaft prüfbare Signaturen.
Nutzungsmodell: Abrechnung pro Signatur oder pro Nutzer, Zahl der Unterzeichner, Teamgröße.

04 Lokal oder Cloud

Umstieg aus der lokalen Umgebung.

Viele Büros arbeiten mit Fileserver, Exchange und lokal installierter Software. Signaturplattformen gibt es fast nur als Cloud. Ein reiner On-Premise-Betrieb ist selten. Der übliche Weg ist die Anbindung an Microsoft 365, sodass Sie ein Angebot aus Outlook oder aus dem Dateiserver heraus zur Unterschrift geben.

Achten Sie beim Umstieg auf zwei Punkte. Erstens die Datenhaltung: Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland oder der EU erleichtern die DSGVO-Prüfung. Zweitens die Aufbewahrung: Das signierte PDF sollte revisionssicher in Ihrer bestehenden Ablage oder im DMS landen, nicht nur beim Anbieter.

05 Fragen

Häufige Fragen kurz beantwortet.

Ist eine elektronische Unterschrift für Angebote rechtsgültig?

Ja. Nach eIDAS sind alle drei Signaturstufen zulässig. Die QES ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Für viele Angebote und Verträge genügt bereits die einfache oder fortgeschrittene Signatur, sofern kein Formzwang besteht.

Welche Lösung passt bei deutscher Datenhaltung?

Achten Sie auf den Standort der Rechenzentren. Skribble nennt zertifizierte Rechenzentren in Deutschland oder der Schweiz, inSign hostet in Deutschland. Adobe Acrobat Sign bietet EU-Rechenzentren, DocuSign ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt. Lassen Sie sich den konkreten Standort und den AVV bestätigen.

Brauche ich für interne Freigaben eine QES?

In der Regel nicht. Für interne Freigaben und viele Angebote reicht die einfache oder fortgeschrittene Signatur. Die QES ist dort sinnvoll, wo das Gesetz die Schriftform verlangt oder ein Auftraggeber sie fordert.

Quelle: GWB, VgV, UVgO in der geltenden Fassung; Delegierte Verordnungen (EU) 2025/2150–2152 (Schwellenwerte 2026/2027); Bekanntmachungsservice oeffentlichevergabe.de; eigene Auswertung der offenen Bekanntmachungsdaten, August 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.

06 Weiter